إنشاء وإدارة مهام الاستقبال
تعلم كيفية إنشاء مهام جديدة وتعيينها لأعضاء الفريق والتقدم بها حتى الإكمال.
إنشاء مهمة جديدة
لإنشاء مهمة استقبال جديدة: 1. انتقل إلى صفحة مهام الاستقبال 2. ابحث عن زر 'إنشاء مهمة' أو '+' 3. تظهر نموذج إنشاء مهمة مع: - عنوان المهمة (مطلوب): وصف واضح لما يجب فعله - الأولوية: اختر منخفض أو عادي أو عالي أو حرج - الغرفة/الوحدة: اختر الغرفة التي تتعلق بها المهمة - الفئة: اختر من الفئات المتاحة (صيانة الغرفة وطلب الضيف وما إلى ذلك) - الوصف: أضف ملاحظات تفصيلية حول ما هو مطلوب - الضيف (اختياري): اربط بضيف معين إن كان ينطبق - معين إلى (اختياري): قم بالتعيين فوراً أو اترك غير معين 4. انقر على إنشاء لحفظ المهمة 5. تظهر المهمة في قسم 'مفتوح' من قائمة المهام 6. يمكنك تعديل المهمة في أي وقت قبل إكمالها
تعيين المهام لأعضاء الفريق
لتعيين مهمة لعضو في الفريق: 1. انقر على مهمة مفتوحة في قائمة المهام 2. تفتح لوحة تفاصيل المهمة على اليمين 3. ابحث عن حقل 'معين إلى' 4. انقر على الحقل لرؤية قائمة أعضاء الفريق المنسدلة: - يعرض جميع أعضاء الموظفين المتاحين - يعرض ضغط عملهم الحالي - يمكن تصفيتهم حسب القسم إذا كان متاحاً 5. اختر عضو فريق لتعيين المهمة 6. ينفذ التعيين على الفور 7. يتلقى عضو الفريق إخطاراً 8. بطاقة المهمة تحدّث لإظهار المعين الجديد نصائح للتعيين: - عين لأعضاء الفريق المتخصصين في هذا النوع من المهام - ضع في الاعتبار ضغط العمل - لا تحمل شخصًا واحدًا - للمهام العاجلة، عين لمن هو متاح - يمكنك إعادة تعيين مهمة إذا انتهى المعين الأصلي مبكراً أو يحتاج مساعدة - تظهر المهام غير المعينة في قسم 'مفتوح' للفت الانتباه
تحديث حالة المهمة
تتقدم المهام عبر دورة حياة لتتبع الإكمال: 1. مفتوح → الحالة الأولية عند إنشاء المهمة - المهمة جاهزة للعمل عليها - قد تكون معينة أم لا - يمكن تعديلها أو إعادة تعيينها في هذه المرحلة 2. قيد التنفيذ → المهمة قيد التنفيذ - يبدأ عضو الفريق المعين العمل على المهمة - انقر على زر الحالة واختر 'قيد التنفيذ' - يسجل النظام وقت بدء العمل - لا يمكن إعادة تعيينها أثناء التنفيذ (عادةً) 3. تم → اكتملت المهمة من قبل المعين - ينهي عضو الفريق العمل - انقر على زر الحالة واختر 'تم' - يسجل النظام وقت الإكمال - قد تحتاج موافقة من المشرف 4. مكتمل → المهمة مغلقة وأرشفت - يراجع المشرف ويوافق - نقل المهمة إلى الأرشيف - لا يمكن تعديله بعد الآن - يظهر في التقارير التاريخية لتغيير الحالة: 1. انقر على بطاقة المهمة 2. ابحث عن زر الحالة (ظهور اللون يظهر الحالة الحالية) 3. انقر على زر الحالة 4. اختر حالة جديدة من القائمة المنسدلة 5. أضف ملاحظات اختيارية حول تغيير الحالة 6. انقر على تأكيد للحفظ إلغاء المهام: - إذا لم تعد المهمة مطلوبة، غير الحالة إلى منسوخة - أضف ملاحظة تشرح السبب - لا تزال المهام الملغاة تظهر في السجل للتدقيق
البحث عن المهام وتصفيتها
مع حدوث العديد من المهام يوميًا، يساعد التصفية في العثور على ما تحتاجه: 1. تصفية الحالة (الشريط العلوي): - الكل: يعرض كل مهمة بغض النظر عن الحالة - مفتوح: المهام التي تنتظر الإجراء - قيد التنفيذ: المهام قيد التنفيذ حالياً - تم: المهام المكتملة مؤخراً - ملغي: المهام الملغاة أو المحذوفة 2. صندوق البحث: - اكتب عنوان المهمة أو اسم الضيف أو رقم الغرفة - البحث يحدّث القائمة في الوقت الفعلي - بحث غير حساس لحالة الأحرف 3. التصفية حسب المعين: - عرض المهام المعينة لشخص معين فقط - انقر على 'تصفية حسب المعين' في شريط الأدوات 4. التصفية حسب الأولوية: - شاهد فقط المهام الحرجة - أو فقط المهام منخفضة الأولوية - مفيد للتركيز على ما هو مهم 5. تصفية التاريخ: - إظهار المهام المنشأة اليوم - إظهار المهام المنشأة هذا الأسبوع - إظهار المهام التي انتهت مهلتها 6. دمج المرشحات: - يمكنك دمج عدة مرشحات - مثال: إظهار مهام الأولوية العالية المفتوحة والمعينة إلى جون - يساعد في تضييق النطاق بسرعة
ربط المهام بالضيوف والغرف
مهام الاستقبال الأكثر فائدة عند ربطها بحجوزات الضيوف: 1. الربط بالحجوزات: - عند إنشاء مهمة، حدد الغرفة/الوحدة - يقوم النظام بملء معلومات الضيف تلقائياً - بطاقة المهمة تعرض اسم الضيف ومعرّف الحجز - تفاصيل الضيف تظهر في الشريط الجانبي 2. عرض رقم الغرفة: - كل مهمة تعرض رقم الغرفة التي تتعلق بها - يساعد الموظفين على الملاحة السريعة إلى الغرفة - يحدّث تلقائياً إذا تغير تعيين الغرفة 3. السياق المصدر: - بعض المهام تأتي من طلبات خدمة الغرفة - أو مباشرة من اتصالات الضيف/الممرات - يتم تسجيل المصدر وعرضه - يوفر السياق لسبب إنشاء المهمة 4. معلومات الضيف: - انقر على اسم الضيف في المهمة لرؤية التفاصيل الكاملة - يعرض تواريخ الحجز ومعلومات الاتصال والطلبات الخاصة - يمكن إضافة ملاحظات حول تفضيلات الضيف - يساعد في تخصيص الخدمة 5. الربط بطلبات الخدمة: - عندما يصبح طلب خدمة الغرفة مهمة - فإنه يحافظ على الارتباط بالطلب الأصلي - الصور والتفاصيل تنتقل - يمكن للموظفين رؤية سبب الطلب 6. مهام متعددة الغرف: - بعض المهام تؤثر على عدة غرف (إصلاحات، مكافحة الآفات) - يمكن إنشاؤها بدون ارتباط غرفة - أو الارتباط بالغرفة الأساسية المتأثرة
المزيد في مكتب الاستقبال
فهم مهام الاستقبال
تعلم عن نظام إدارة مهام الاستقبال، وكيف يساعد في تنظيم العمليات اليومية، وكيفية تكامله مع فريقك.
إدارة مناوبات الاستقبال
تعلم كيفية بدء المناوبات ومتابعتها وإغلاقها في الاستقبال، بما في ذلك تسوية النقدية وملاحظات التسليم.
أولويات المهام وسير العمل بالحالة
أتقن مستويات الأولوية الأربعة للمهام وافهم كيف تتدفق المهام عبر حالات مفتوح وقيد التنفيذ ومنجز.
تفاصيل المهمة وتكامل الحجز
استكشف نموذج إنشاء المهمة بعمق، وتعلم كيف يمكن ربط المهام بحجوزات الضيوف وطلبات خدمة الغرفة للحصول على السياق الكامل.