إدارة مناوبات الاستقبال
تعلم كيفية بدء المناوبات ومتابعتها وإغلاقها في الاستقبال، بما في ذلك تسوية النقدية وملاحظات التسليم.
ما هي مناوبات الاستقبال؟
تتيح مناوبات الاستقبال لعقارك تتبع أي موظف مسؤول في أي وقت معين. تسجل كل مناوبة: • من هو في الخدمة (اسم الموظف ووقت البدء) • رصيد الافتتاح النقدي عند بدء المناوبة • جميع المعاملات التي تمت خلال المناوبة (المدفوعات والمردودات) • تفصيل المدفوعات بحسب الطريقة (نقد وبطاقة وأونلاين) • ملاحظات التسليم للوردية القادمة • علامة التدقيق الليلي إذا كانت المناوبة تغطي نهاية اليوم تساعد المناوبات في: - المساءلة: معرفة من كان في الخدمة عند وقوع حدث ما - إدارة النقد: تتبع إيصالات النقد والرصيد الختامي - التسليم: التأكد من أن الفريق الوارد على علم بالمسائل المعلقة - التقارير: ملخصات الأداء والإيرادات على أساس المناوبة يمكنك إجراء مناوبات متزامنة متعددة إذا كان عقارك يعمل بجداول متداخلة.
بدء مناوبة جديدة
لبدء مناوبة جديدة من لوحة تحكم الاستقبال: 1. انتقل إلى صفحة الاستقبال (أيقونة لوحة التحكم الرئيسية في الشريط الجانبي) 2. انظر إلى شريط المناوبات في الأعلى — يعرض المناوبات النشطة 3. إذا لم تكن هناك مناوبة نشطة، انقر على زر 'بدء المناوبة' 4. يفتح نافذة حوار بخطوتين: الخطوة 1 — اختر نموذج المناوبة - اختر نموذج مناوبة مُهيأ مسبقاً (صباحية، مسائية، ليلية، إلخ) - أو أدخل اسم مناوبة مخصص إذا لم تستخدم قوالب - يمكن تهيئة قوالب المناوبة في الإعدادات ← إدارة الفريق الخطوة 2 — تحديد رصيد النقد الافتتاحي - أدخل مبلغ النقد المادي في الصندوق - يصبح هذا الأساس لتسوية النقد عند نهاية المناوبة - 0 مقبول إذا لم يكن هناك نقد افتتاحي 5. انقر على 'بدء المناوبة' لتفعيل المناوبة 6. يظهر اسمك ووقت بدء المناوبة الآن في شريط المناوبات في الأعلى 7. تستمر المناوبة حتى تنقر أنت أو مدير على إنهاء نصيحة: يمكن لعدة موظفين تشغيل مناوبات متزامنة. يتم تتبع مناوبة كل شخص بشكل مستقل.
شريط المناوبة النشطة
عندما تكون المناوبة جارية، يعرض شريط المناوبات في أعلى صفحة الاستقبال: • أيقونة المناوبة (ساعة) — تؤكد أن تتبع المناوبة نشط • أزرار الموظفين — زر ملون لكل مناوبة نشطة، يعرض: - الاسم الأول للموظف - وقت بدء المناوبة - نقطة ملونة تتطابق مع لون قالب المناوبة • زر الإنهاء — بجانب كل مناوبة نشطة لإغلاقها شريط المناوبة مرئي دائماً حتى تتمكن من رؤية دفعة واحدة: - من هو حالياً في الخدمة - كم من الوقت كانت كل مناوبة تعمل - ما إذا كنت بحاجة إلى تسجيل الدخول أو التسليم إذا لم تكن هناك مناوبات نشطة: - يعرض الشريط زر 'بدء المناوبة' - لا يتم تتبع مسؤولية الموظفين حالياً - يُوصى بوجود مناوبة نشطة دائماً خلال ساعات العمل ألوان قوالب المناوبة: لكل قالب مناوبة لون فريد (أزرق، أخضر، عنبري، أحمر، بنفسجي، سماوي) حتى يمكن التمييز بسهولة بين المناوبات المتزامنة المتعددة في الشريط.
إنهاء المناوبة — الإجراءات المعلقة (الخطوة 1)
لإنهاء مناوبة نشطة، انقر على زر 'إنهاء' بجانب مناوبتك في شريط المناوبات. تفتح نافذة حوار متعددة الخطوات: الخطوة 1 — الإجراءات المعلقة تعرض هذه الخطوة المهام التي قد تحتاج اهتمامًا قبل التسليم: • الوصولات غير المسجلة: - تسرد الضيوف الذين كان من المفترض وصولهم أثناء مناوبتك ولم يسجلوا دخولهم بعد - 'لا شيء' يعني أن جميع الوصولات محسوبة - إذا كان هناك أي منهم، يجب ملاحظتهم في التسليم • الإقامات الزائدة: - الضيوف الذين كان من المفترض مغادرتهم لكنهم لا يزالون في غرفتهم - هذه تحتاج إلى حل قبل التسليم أو أثناءه • المغادرات المعلقة: - الحجوزات التي كان يجب أن تُسجّل مغادرتها لكنها لم تعالج الدفع أو لم تغادر - تعرض أرقام مرجعية للحجز (على سبيل المثال: BK-2026-3TUA) - انقر على رقم الحجز لفتح تفاصيله وحل المشكلة راجع هذه بعناية واتخذ إجراء أو دوّنها قبل المتابعة. انقر على «التالي» للمتابعة إلى تسوية النقد.
إنهاء المناوبة — تسوية النقد (الخطوة 2)
الخطوة 2 — تسوية المدفوعات تتحقق هذه الخطوة من أن جميع المدفوعات خلال مناوبتك تتوافق مع النقد المادي في متناول اليد. ملخص النظام (محسوب تلقائياً): • الرصيد الافتتاحي — مبلغ النقد المُدخل عند بدء المناوبة • صافي النقد في المناوبة — إجمالي النقد المستلم ناقصاً المردودات خلال مناوبتك • الإغلاق المتوقع — ما يتوقع النظام أن يكون في الصندوق حسب طريقة الدفع: تفصيل جميع المعاملات مجمعة حسب نوع الدفع: • المدفوعات الإلكترونية — المعاملات المعالجة رقمياً • النقد — النقد المادي المستلم (بطاقة وتحويل بنكي وما إلى ذلك) • غير معروف — أي معاملات بدون طريقة دفع محددة تعرض كل سطر المجموع وعدد المعاملات مدخلاتك: 1. عدد النقد المادي — أدخل النقد الفعلي الذي تعده في الصندوق - الفرق يُظهر الفرق بين المتوقع والفعلي - فرق موجب = نقد أكثر مما متوقع (زائد) - فرق سلبي = نقد أقل مما متوقع (ناقص) 2. مجموع مدفوعات البطاقة — أدخل الإجمالي الفعلي لمحطة البطاقة - قارن مع معاملات البطاقة المسجلة في النظام بعد إدخال كلا القيمتين، انقر على «التالي» للمتابعة إلى ملاحظات التسليم.
إنهاء المناوبة — ملاحظات التسليم (الخطوة 3)
الخطوة 3 — ملاحظات للوردية القادمة قبل إغلاق مناوبتك نهائياً، يمكنك ترك معلومات مهمة للفريق الوارد: • حقل نص الملاحظات: - أدخل أي تحديثات مهمة أو مهام معلقة أو حالات الضيوف - أمثلة: 'الغرفة 205 المكيف أُبلغ عن عطل — تم الاتصال بالصيانة'، 'ضيف مميز يصل غداً الساعة 9 صباحاً — حضّر حزمة الترحيب' - يتم حفظ هذه الملاحظات بشكل دائم مع سجل المناوبة - يمكن عرض ملاحظات تسليم المناوبة السابقة في سجل المناوبات • خانة التدقيق الليلي: - ضع علامة على هذا إذا كانت مناوبتك تتضمن تسوية حسابات نهاية اليوم - مناوبات التدقيق الليلي لها تقارير خاصة ويمكن تحديدها مرة واحدة فقط في اليوم - تساعد هذه العلامة في التمييز بين المناوبات العادية وعملية المحاسبة الليلية بعد إضافة الملاحظات، انقر على «التالي» لمراجعة ملخص المناوبة وتأكيد الإغلاق. الوصول إلى سجل المناوبات: يمكن مراجعة جميع المناوبات المكتملة وملاحظاتها في إدارة الفريق ← سجل المناوبات. يوفر هذا سجلاً تدقيقياً كاملاً لمن كان في الخدمة وما حدث والنقد المُعالج.
المزيد في مكتب الاستقبال
فهم مهام الاستقبال
تعلم عن نظام إدارة مهام الاستقبال، وكيف يساعد في تنظيم العمليات اليومية، وكيفية تكامله مع فريقك.
إنشاء وإدارة مهام الاستقبال
تعلم كيفية إنشاء مهام جديدة وتعيينها لأعضاء الفريق والتقدم بها حتى الإكمال.
أولويات المهام وسير العمل بالحالة
أتقن مستويات الأولوية الأربعة للمهام وافهم كيف تتدفق المهام عبر حالات مفتوح وقيد التنفيذ ومنجز.
تفاصيل المهمة وتكامل الحجز
استكشف نموذج إنشاء المهمة بعمق، وتعلم كيف يمكن ربط المهام بحجوزات الضيوف وطلبات خدمة الغرفة للحصول على السياق الكامل.