تفاصيل المهمة وتكامل الحجز
استكشف نموذج إنشاء المهمة بعمق، وتعلم كيف يمكن ربط المهام بحجوزات الضيوف وطلبات خدمة الغرفة للحصول على السياق الكامل.
نموذج إنشاء المهمة
انقر على '+ إنشاء مهمة' لفتح نافذة حوار إنشاء المهمة. يحتوي النموذج على: ① عنوان المهمة (مطلوب) - عنوان قصير ووصفي لما يجب فعله - أمثلة: 'مناشف إضافية مطلوبة' و'التكييف لا يعمل - عاجل' و'ريموت التلفاز مكسور' - أبقه موجزاً — سيرى الموظفون ذلك في بطاقة المهمة ② الغرفة / الموقع (اختياري) - اكتب رقم الغرفة أو ملصق الموقع - بمجرد الكتابة، يحاول النظام المطابقة مع وحدة موجودة - يساعد الموظفين على معرفة أين يذهبون بالضبط - يظهر على بطاقة المهمة للرجوع السريع ③ الوصف (اختياري) - مساحة نصية أكبر للسياق الإضافي - استخدمها لشرح ما أبلغ عنه الضيف وما تمت تجربته أو التعليمات المحددة - الأوصاف الجيدة تقلل من التبادل بين الموظفين ④ القائمة المنسدلة للأولوية - اختر: منخفض أو عادي أو عالي أو حرج - الافتراضي عادي - تُحدد الشارة الملونة على بطاقة المهمة ⑤ زر إنشاء المهمة - يُرسل النموذج وينشئ المهمة - تظهر المهمة في حالة مفتوح على الفور - يتلقى الموظف المعين إشعار دفع/بريد إلكتروني - سترى تأكيد نخب نجاح
كيف ترتبط المهام بالحجوزات
عندما ترتبط مهمة بحجز ضيف، تعرض بطاقة المهمة سياقًا إضافيًا وتفتح لوحة جانبية قابلة للتوسيع مع تفاصيل الحجز. كيف ترتبط المهام بالحجوزات: 1. تلقائياً من طلبات خدمة الغرفة: - عندما يُقدم الضيف طلباً عبر بوابة خدمة الغرفة أو روبوت الدردشة - ينشئ النظام مهمة استقبال مع رابط مباشر لحجزه - تفاصيل الطلب والفئة والفئة الفرعية وأي صور مضمّنة 2. تلقائياً من طلبات الضيف: - عندما ينشئ الموظفون مهمة أثناء عرض حجز الضيف - الحجز مرتبط مسبقاً بالمهمة 3. يدوياً عند الإنشاء: - أدخل رقم الغرفة الذي يتوافق مع الحجز الحالي للضيف - قد يربط النظام المهمة بالحجز النشط في تلك الغرفة ما تراه على مهمة مرتبطة: • مرجع الحجز (مثلاً BK-2026-HRH0) — قابل للنقر لفتح الحجز • الاسم الكامل للضيف • رقم الغرفة ونوع الوحدة • تواريخ تسجيل الوصول/المغادرة • أي ملاحظات حول إقامة الضيف • الصور المرفقة بالطلب الأصلي (إذا كانت من خدمة الغرفة) • الفئة الفرعية للطلب (مثل 'كهرباء ← تكييف')
المهام من طلبات خدمة الغرفة
أحد أقوى التكاملات هو بين طلبات خدمة الغرفة ومهام الاستقبال. عندما يُقدم الضيف طلب خدمة غرفة: 1. الطلب ينشئ مهمة تلقائياً - يتم إنشاء مهمة استقبال مع تفاصيل الطلب - عنوان المهمة يعكس ما طُلب (مثلاً 'وسائد إضافية') - الصور التي رفعها الضيف مرفقة - اسم الضيف ورقم الغرفة مملوءان مسبقاً 2. سياق المصدر محفوظ - تعرض بطاقة المهمة فئة الطلب (مثلاً 'أفرشة' و'كهرباء') - توفر الفئة الفرعية تفاصيل (مثلاً 'وسائد إضافية' و'التلفاز لا يعمل') - تظهر علامة 'الفئة الفرعية:' باللون البنفسجي على بطاقة المهمة إن كان ينطبق 3. يمكن للموظفين عرض الطلب الأصلي - انقر على المهمة لرؤية لوحة التفاصيل الكاملة - يُعرض وصف الطلب الأصلي - جميع الصور من الطلب معروضة - يمكن للموظفين رؤية كلمات الضيف وصوره الخاصة 4. إرسال إشعارات البريد الإلكتروني - عند إنشاء المهمة من طلب ضيف - يتلقى أعضاء الفريق المعينون تنبيهاً بالبريد الإلكتروني - يحتوي البريد الإلكتروني على عنوان المهمة واسم الضيف ورقم الغرفة والأولوية يضمن هذا التكامل عدم سقوط أي شيء من خلال الشقوق — يصبح كل طلب ضيف مهمة قابلة للتتبع والتعيين في سير عملك.
تسليم المناوبة واستمرارية المهام
في نهاية المناوبة، المهام غير المكتملة لا تختفي — تبقى مرئية للمناوبة الوارد. يضمن هذا استمرارية المهام الكاملة: المهام غير المكتملة تستمر: - أي مهام مفتوحة أو قيد التنفيذ تبقى في قائمة المهام - يمكن للمناوبة الوارد رؤية جميع المهام النشطة فوراً - تساعد مستويات الأولوية على تحديد ما يجب معالجته أولاً استخدام زر تسليم المناوبة: - يفتح زر 'تسليم المناوبة' في رأس الاستقبال لوحة ملاحظات - اكتب مهاماً محددة تحتاج اهتماماً: 'غرفة 207 ريموت التلفاز تحتاج استبدال — الضيف لا يزال ينتظر' - تظهر هذه الملاحظات للمناوبة الوارد في أعلى طريقة عرضه أفضل الممارسات لاستمرارية المهام: 1. قبل إنهاء مناوبتك، راجع جميع المهام المفتوحة وقيد التنفيذ 2. حدّث أوصاف المهام بالحالة الحالية 3. أضف ملاحظات تسليم للمهام التي ستنتقل 4. ضع علامة على أي شيء حرج حتى يعلم الفريق الوارد على الفور 5. عيّن المهام غير المعينة قبل المغادرة حتى لا تسقط دون متابعة التاريخ المهام: المهام المكتملة مؤرشفة لكنها تبقى قابلة للبحث. إذا أفادت ضيف بمشكلة متكررة، يمكن للموظفين البحث في المهام السابقة لمعرفة ما إذا تم الإبلاغ عن المشكلة من قبل وما هو الحل الذي تم تطبيقه.
المزيد في مكتب الاستقبال
فهم مهام الاستقبال
تعلم عن نظام إدارة مهام الاستقبال، وكيف يساعد في تنظيم العمليات اليومية، وكيفية تكامله مع فريقك.
إنشاء وإدارة مهام الاستقبال
تعلم كيفية إنشاء مهام جديدة وتعيينها لأعضاء الفريق والتقدم بها حتى الإكمال.
إدارة مناوبات الاستقبال
تعلم كيفية بدء المناوبات ومتابعتها وإغلاقها في الاستقبال، بما في ذلك تسوية النقدية وملاحظات التسليم.
أولويات المهام وسير العمل بالحالة
أتقن مستويات الأولوية الأربعة للمهام وافهم كيف تتدفق المهام عبر حالات مفتوح وقيد التنفيذ ومنجز.