المفقودات والموجودات
سجّل الأغراض التي يتركها الضيوف، وتتبّع كل غرض عبر دورة حياته، وسجّل متى يُعاد أو يُتبرّع به أو يُتلَف.
افتح تبويب المفقودات والموجودات
من الشريط الجانبي الأيسر افتح التدبير، ثم انقر على تبويب المفقودات والموجودات (أيقونة الصندوق المفتوح). يعرض الرأس عدد الأغراض غير المُطالَب بها التي تحتفظ بها حالياً. تُجمَّع الأغراض في أقسام حسب الحالة، ويتيح لك صف من أزرار التصفية في الأعلى الانتقال إلى الكل، أو غير مُطالَب به، أو مُستلَم/مُقَرّ، أو مُطالَب به، أو متبرَّع به، أو متلَف. يوجد أيضاً مربع بحث على اليمين لإيجاد غرض حسب وصفه أو موقع تخزينه أو اسم من طالب به.
سجّل غرضاً موجوداً
عندما يجد عامل النظافة شيئاً، انقر على تسجيل غرض واملأ النموذج: 1. وصف الغرض — كن محدداً، مثل "شاحن آيفون أسود" — مطلوب 2. الوحدة/الغرفة — مكان العثور عليه (اتركه غير معروف إن لم تكن متأكداً) 3. تاريخ العثور — الافتراضي هو الآن، عدّله عند الحاجة 4. موقع التخزين — أين تحتفظ به، مثل "درج مكتب الاستقبال 2" 5. ملاحظات — أي تفاصيل إضافية يمكنك أيضاً إرفاق صورة باستخدام زر الكاميرا، مما يسهّل لاحقاً مطابقة الغرض بصاحبه. انقر على تسجيل الغرض للحفظ.
تابع دورة حياة الغرض
يمر كل غرض بمجموعة واضحة من الحالات تظهر كملصقات ملوّنة: - غير مُطالَب به: سُجّل للتو، ينتظر - مُقَرّ به: راجعه أحد الموظفين وأكّده - مُطالَب به: أُعيد إلى صاحبه - متبرَّع به: مُنح لجمعية خيرية بعد فترة الاحتفاظ - متلَف: تم التخلص منه (مثل المواد القابلة للتلف أو منخفضة القيمة) تتيح لك التصفية حسب الحالة، مثلاً، رؤية كل ما زال غير مُطالَب به حتى لا يُنسى شيء في المخزن.
أقرّ بغرض
يبدأ الغرض بحالة غير مُطالَب به. لتأكيد استلامه وحفظه بشكل صحيح، افتح الغرض وانقر على إقرار — تتغير حالته إلى مُقَرّ به ويُسجّل اسمك كالشخص الذي راجعه. تخلق هذه الخطوة البسيطة مساءلة: يستطيع أي ناظر إلى القائمة رؤية أن الغرض سُجّل من موظف حقيقي، وليس مجرد إدخاله في النظام. الإقرار اختياري لكنه مستحسن للأغراض الثمينة.
أعد غرضاً إلى ضيفه
عندما يعود الضيف لاستعادة متعلقاته، افتح الغرض وانقر على مُطالَبة. تطلب نافذة صغيرة الاسم الكامل للمُطالِب — اكتب اسم الشخص الذي يستلم الغرض، ثم انقر على تأكيد. تصبح الحالة مُطالَب به، ويخزّن النظام من استلمه ومتى وأي موظف تولّى التسليم. يمنحك هذا سجلاً نظيفاً يثبت أن الغرض أُعيد إلى شخص محدد، مما يحمي الضيف وعقارك معاً.
تبرّع بالأغراض القديمة أو أتلفها
تحتاج الأغراض التي تبقى غير مُطالَب بها بعد فترة الاحتفاظ إلى إغلاق. على غرض غير مُطالَب به أو مُقَرّ به لديك زرّان: - تبرّع: يضع علامة متبرَّع به — استخدمه عند منحه لجمعية خيرية - إتلاف: يضع علامة متلَف — استخدمه للمواد القابلة للتلف أو النفايات أو الأغراض عديمة القيمة يسجّل كلا الإجراءين اسمك والتاريخ، فيبقى دائماً أثر واضح لما حدث لكل غرض. اتبع سياسة عقارك بشأن مدة الاحتفاظ بالأغراض قبل التبرّع أو الإتلاف.
احتفظ بسجل موثوق
تعرض كل بطاقة غرض سجل تعامله الكامل بلمحة: - سُجّل بواسطة: الموظف الذي سجّله أولاً - أُقِرّ بواسطة، تمت معالجته بواسطة: من نقله عبر المراحل - المُطالِب والتاريخ، عند الإعادة تبقي العادات الجيدة هذا مفيداً: سجّل الأغراض في نفس يوم العثور عليها، واكتب أوصافاً واضحة، وأضف صورة لأي شيء ثمين، ودوّن دائماً موقع التخزين حتى يُعثر على الغرض فوراً عند اتصال صاحبه. تتحدّث القائمة مباشرة، فيرى الفريق كله الصورة الدقيقة ذاتها.
المزيد في التدبير الفندقي
فهم تدبير المنزل
تعلم عن نظام تدبير المنزل الشامل الذي يدير تنظيف الغرف والفحوصات والصيانة وتنسيق الفريق.
إدارة حالة الغرفة والإشغال
تعلم كيفية مراقبة وتحديث وإدارة حالة الغرفة لضمان دقة معلومات الإشغال ومعايير النظافة.
مهام التنظيف والإسناد التلقائي
أنشئ مهام التدبير وأسندها ورتّب أولوياتها وتابعها من لوحة واحدة، ودع النظام يوجّه عمليات التنظيف الجديدة إلى فريقك تلقائياً.
المخزون والبياضات والمستلزمات
تتبّع مخزون التدبير والبياضات والمستلزمات المستهلكة، وشاهد ما يوشك على النفاد، وسجّل حركات المخزون عند ورود الأصناف واستهلاكها.
أوامر الصيانة
سجّل أعطال الصيانة، وأسند فنياً، وتابع العمل حتى اكتماله، واعتمد التكاليف، واحجب الوحدة أثناء إصلاحها.
المناطق والورديات ومؤشرات الأداء
نظّم التنظيف حسب المنطقة، وأعدّ ورديات الموظفين ليصل العمل المناسب للأشخاص المناسبين، وراقب أداء التدبير عبر مؤشرات أداء يومية.